Om jag förstått det rätt har regionens politiker och anställda själva fått ansvara för beställning av resor. Det styrks också av de reseriktlinjer som beslutades 2019. Där kan vi läsa ”Varje medarbetare och förtroendevald har ansvar för att det egna resandet följer riktlinjerna”.
Och utifrån det som kom fram under sommaren verkar det som om det är rätt fritt att beställa resor. En frihet som självklart sker under ansvar. I alla fall när det gäller ledande politiker, vilket i sig är ett problem då deras resors knappast ifrågasätts av lägre tjänstepersoner.
Att resorna granskas först när fakturan landar i ekonomisystemet är också problematiskt. Dels är det då för sent, dels är det på en nivå där det knappast finns kunskaper om när och i vilken nämnd eller styrelse resan godkänts från början. Då är det rätt enkelt att även allt från felbeställda resor till rena bedrägerier slinker igenom utan att ifrågasättas. Nu ska det påtalas att något bedrägligt beteende inte har uppdagats under sommarens granskning, men så länge kontrollsystemen är ihåliga kan det mycket väl hända.
Dessutom är det politikerna som bestämmer och tar alla stora beslut, och vilken lägre tjänsteperson vågar ta den striden utan att ha på fötterna fullt ut. Något som också ökar riskerna för att välbeställda resor ändå hamnar på regionens utgiftskonton.
I riktlinjerna kan vi läsa att ”Varje chef och nämndordförande har ett särskilt ansvar att göra riktlinjerna kända för samtliga medarbetare och förtroendevalda”.
Det fungerar ju vid de flesta resetillfällena, men vem är chef över regiondirektören, regionstyrelsens ordförande eller regionfullmäktiges ordförande? Och är den chefen i så fall medveten om hur resandet ser ut för den som de har ansvar för?
Det är här som förtroendet sätts på prov då det inte finns någon egentlig daglig kontrollfunktion.
Nu tar jag för givet att de flesta tjänsteresorna sker i grupper, eller i direkt anslutning till tunga uppdrag där administrativ personal får i uppdrag att sköta resebeställningen. Det säkrar att det går rätt till då det ofta blir samma tjänsteperson i förvaltningen som får ta på sig den uppgiften. En person som antingen får rutin på resebeställningar och/eller vet vem de ska fråga om det uppstår frågor.
Då det uppkom stora frågetecken kring regionens resehantering under sommarens granskningar är det bra att regiondirektör Stefan Hollmark tagit initiativ till ”en översyn av befintliga rutiner och styrdokument för tjänsteresor och att ta fram förslag på förändringar, förbättringar och förtydliganden” som det står i protokollet från det senaste regionstyrelsemötet.
Jag tycker att regionen borde starta upp en egen ”resebyrå”, eller i alla fall ge några tjänstepersoner uppdraget att sköta eller ansvara för samtliga regionens tjänsteresor. Det skulle göra hanteringen säker då tjänstepersonerna blir proffs på de regelverk som gäller för regionens tjänsteresor.
De reseansvariga tjänstepersonerna bör också ha full rätt att neka alla resor som inte följer regionens resereglementen, oavsett vem som tänkt sig resa, samtidigt som resor som beställs av icke auktoriserad person inte heller ska godkännas när räkningen dimper ner. Vilket innebär att det är personer som har koll på vilka resor som gjorts utifrån regelverket som också ska attestera räkningen i ekonomisystemet.
Medias granskning av regionens resor visar att det finns förbättringspotential. Det är bra att regiondirektören dragit i gång en översyn för att hitta nya och bättre rutiner för regionens tjänsteresor. Jag tycker att ett sätt att förbättra och säkra upp inköp av resor är att regionen startar en egen resebyrå som har ansvar för beställning av resor, men vi får se vad regionens utredning kommer fram till.