I somras råkade en anställd vid regionen öppna ett virusmejl som i sin tur spred spam till en rad adresser, bland annat myndigheter.
Bekymren ledde till att regionens mejl spärrades hos polisen, Försäkringskassan och Transportstyrelsen, och att mejl sända från regionens mejlkonton under några veckor inte alltid nådde mottagaren.
Det tvingade Region Gotland att ta till mer traditionella former av kommunikation, som fax och pappersbrev.
När problemen uppdagades varnades all personal vid regionen för mejl från okända avsändare. I ett internt meddelande berättade avdelningen för kvalitet och digitalisering vid regionstyrelseförvaltningen att regionen ”svartlistats” hos flera mottagare. Personalen uppmanades att radera misstänkta mejl utan att öppna dem.
Problemen är nu åtgärdade.
– Konsekvensen blev att mejlen under en tid studsade hos ett antal olika mottagare, skriver Anders Granvald, chef vid avdelningen, i ett mejl till GT.
Hur bedömer ni risken att viktiga dokument till eller från regionen inte nått fram?
– Låg. Då mejl nekats har vi fått information om detta och mejlen har kunna skickats på annat sätt, som fax eller vanliga brev.
Arbetet med att identifiera och ta bort skräpmejl pågår ständigt vid regionen.
– Tyvärr finns ingen garanti för att man alltid lyckas stoppa allt, så information till medarbetare om att inte öppna eller klicka på mejl man inte känner igen är också viktigt, konstaterar Anders Granvald.