"Bristande rutiner" är den huvudorsak som regionens ekonomidirektör Åsa Högberg anger angående att det i stort sett varje vecka händer att någon faktura adresserad till kommunen går vidare till betalningsföreläggande och emellanåt hamnar hos Kronofogden.
- Men det är en oerhört liten andel med hänsyn tagen till att vi får cirka 125 000 fakturor per år. Jag säger inte att det inte är ett problem, målet är att inte ha några betalningsförelägganden.
- Jag tycker att vi har bra rutiner, den allra största delen, över 95 procent, av fakturorna går via vårt scanningssystem och är då synliga hela tiden. När de väl kommit dit försvinner de inte. Men vi har haft något enstaka olycksfall där posten tappat bort en säck men då får man ju oftast en påminnelse.
Men för de fakturor som ändå vandrar vidare till Kronofogden så vidtas åtgärder, enligt Åsa Högberg.
- Då blir det en översyn hur det kan ha hänt, det gäller även inkassodelen där det börjar med en påminnelse.
Och det är många inom regionen som har attesteringsrätt.
- Vi har en attestförteckning där man har budgetansvar ner på enhetsnivå och också har betalansvar. Det rör sig om hundratals personer.
Bestrida
En annan vanlig orsak till att en faktura inte betalas är att den bestrids, det vill säga regionen är inte överens om summa eller något annat med den som sänt fakturan.
- Kutym är att om man har en tvist kring en faktura brukar men inte driva den vidare men det är inte alla som gör så, en del har valt att ändå gå vidare.
- Är det fakturor som kommer som man är osäker på så kan man bestrida, då har man möjlighet att mer noggrant titta på vad det handlar om. Ofta löser man det i den första diskussionen, det är en sån rutin man ska ha. Ett bestridande ska göras till leverantören och man ska alltid ha en kopia på att det gjorts.
30 dagar har kommunen normalt på sig att betala. Med återkommande leverantörer skrivs det in i avtalen.
- Om man köper på rekvisition står det att vi förutsätter att vi har 30 dagar. Det finns företag som har kortare men i och med scanningsfunktionen så scannas även betaldatum in.
- Om fakturor inte betalats i tid gäller det att jobba med rutinerna, att de budgetansvariga går in i systemet tillräckligt ofta. Men med 30 dagar bör det inte vara så jättemånga sådana.
Liksom många företag utsätts även regionen för falska fakturor.
- Där har vi en systemförvaltare för vårt fakturahanteringssystem som följer och skickar ut varning när det kommer larm på området. Vi har också koppling till intranät så att man kan gå in och se de företag som brukar skicka bluffakturor. Sådana kommer ofta vid semestern, de som håller på med sådant är rutinerade. Inför sommaren går vi därför alltid ut med en varningsklocka om att det är stor risk att sådana fakturor ramlar in.