Socialnämnden anmäler sig själva till Inspektionen för vård och omsorg.
Det var i januari i år som det upptäcktes att personal under hösten 2022, brustit i sin dokumentation. Enligt Öystein Berge, kvalitetschef Region Gotland, rör det sig om små personalgrupper på olika boenden inom en enhet.
Nu skriver Socialnämnden i en Lex Sarah-anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (Ivo) att det finns en påtaglig risk att de insatser, som riktar sig till de boende, har påverkats av händelsen. Nämnden menar att den bristerna kan ha inneburit negativa konsekvenser för flera personer på boendet, men att det inte går att bedöma vilka brister eller vad som kan ha drabbat brukarna.
– Det man kan säga generellt om vilka uppgifter som kan ha kommit bort är att det är önskemål från brukare. Till exempel om en brukare vill ha någon rutin på ett visst sätt: "Jag vill handla på tisdagar". Då finns det en risk att saker inte utförts på ett av brukaren önskvärt sätt, säger Öystein Berge.
I stället för att journalföra mötena som personalen har med brukarna, har personalen fört dagsanteckningar. Dessa försvinner efter tre månader och boendets rutin har varit att göra en månadssammanställning, något varje kontaktperson ska göra.
– Boendet har haft två olika sätt att hantera dokumentationen, först har det varit chefens uppdrag att föra över det viktiga från dagsanteckningarna till journalen. Sedan hamnade det på omvårdnadspersonalen. Och de har inte journalfört det som varit viktigt, från dagsantecknignarna in till journalsystemet, säger Öystein Berge.
Vad beror det här på?
– Dels har det varit ett chefsbyte och personalen har inte känt sig säkra med den utbildning de har fått kring dokumentation och journalsystem. Dels har det varit en kommunikationsbrist.
Hur mår de boende som drabbats av detta, kan ni se att händelsen lett till något?
– Vi kan inte se några direkta konsekvenser. Daganteckningar har förts vilket gör att rapportering i verksamheten mellan medarbetare har fungerat men dessa anteckningar försvinner. Det handlar om risker och inte missförhållanden.
Socialnämnden skriver i anmälan att de ändrat sina rutiner, och att de framöver kommer att journalföra varje möte med brukarna. På så sätt kan boendet följa ärendet och följa brukarnas stödbehov. Informationen, från varje träff med brukarna på boendet ska därför registreras för att förhindra att liknande händelser inträffar igen.