Ingen makthavare har diariefört tjänste-sms

Att ta del av allmänna handlingar är en i Sverige grundlagsskyddad rättighet. Såväl medborgare som medier har rätt att ta del av politikers och tjänstemäns handlingar och beslut. Till och med telefonsamtal ska vara offentliga eftersom befattningshavaren, om samtalet är av vikt för ett ärende, måste föra anteckningar som sedan diarieförs.
Sms, textmeddelanden via mobiltelefon, är också allmänna handlingar, om än efter individuell prövning. Det klargörs i en färsk dom i kammarrätten i Sundsvall.
Den prejudicerande domen har vållat en hel del huvudbry, inte minst på Gotland. En av dem som kliar sig i huvudet är Gotlands kommunjurist Patrik Pettersson. I måndags, via kommunens hemsida och intranät, informerade han om domen och om vilka konsekvenser den kan komma att få på kort och lång sikt.

Inget sparat
- Preliminärt har vi sagt att vi får uppfatta det som e-post. Då är rutinen att det som kommer in elektroniskt ska överföras till annat medium om det är "av betydelse för verksamheten". Är sms:et av ringa betydelse, typ "vi ses där och då", kan man slänga det.
Enligt GA:s rundringning till kommunledningen och nämndordförandena, verkar dock ingen ha sparat något sms. Det finns helt enkelt ingen rutin eller teknik för att diarieföra och lagra dem, vilket är ett krav för allmänna handlingar. Men hur skulle de ha kunnat sparas?
- Det enklaste är nog att skriva av meddelandet och få det diariefört så. Vi har ingen annan lösning än, säger Ulf Lundqvist, chef för kommunens it- och teleavdelning.
Hur löser andra kommuner det här?
- Vet inte. Det här är en knäckfråga i det offentliga Sverige. Jag vet att det är ett problem.
Hur då?
- Det här är ny teknik, nya bryderier. Exempelvis kan ett sms som mest bestå av 160 tecken. Skickar man 168 tecken blir det automatiskt två sms. Räknas det då som samma handling? Så finns ju chatt också. När blir det ett ärende?

Informationschefen
Huvudbry har också Ulrica Holm, kommunens informationschef och chef för den interna kommunikationsstrategi-grupp där förvaltningarnas informatörer ingår. Nu måste man snabbt försöka reda ut hur sms:en ska hanteras och hur informationen ska nå alla internt.
Har du själv sparat sms?
- Nej. Jag har aldrig bedömt att det behövts. Det är oftast enkla meddelanden typ "vi ses där och där".
Finns det överhuvudtaget diarieförda sms inom kommunen?
- Det känner jag inte till, men man får lita på att folk klarar av att hantera sådant här - det är ju en grundsten inom offentlig verksamhet.

Nytt system
Christine Edström är projektledare för införandet av kommunens nya ärendehanteringssystem, V3D3. Det används sedan i fjol av de registratorer som diarieför handlingar och väntas finnas hos alla tjänstemän inom "något år". Systemet har dock i dagsläget klara sökbegränsningar, eftersom man inte anger om en handling kommit via brev, mejl eller sms.
Utifrån offentlighetsprincipen ser Christine Edström ett problem.
- Vi är skyldiga att tillhandahålla allt som tillför ett ärende något och sms blir allt vanligare. Vi måste naturligtvis hitta en lösning.
Förhoppningsvis, menar hon, finns det i det nya systemet.
- Sms-hantering ingår i vår kravspecifikation till leverantören och det är ett av de krav de ska återkomma till. Det kan bli den här veckan. Om inte så ska jag stöta på dem.

Ingen makthavare har diariefört tjänste-sms

Brev, mejl och sms som skickas till eller från en kommunal politiker eller tjänstemän är en allmän handling som varje medborgare har rätt att ta del av.GA kan dock konstatera att det på ön inte tycks finnas ett enda kommunalt sms att begära ut.