Meningen var att rationalisera all intern kommunikation i Gotlands kommun. Att minska pappershantering, spara tid på digital hantering - och att spara pengar på minskade IT-kostnader.
Resultatet blev precis tvärtom. Två år efter projektstarten har IT-avdelningen svällt, kostnaderna skenat och användarna blivit alltmer frustrerade. Och rationellare har det inte heller blivit eftersom grejerna inte funkar.
I en extern konsultrapport sågas nu den av kommunstyrelsen beslutade satsningen MERIT. Beställare av rapporten är: kommunstyrelsen.
Kommunen blev systemutvecklare
- Vi har blivit kontaktade av ett antal frustrerade medarbetare på IT-avdelningen kan jag väl säga, förklarar kommunstyrelseledamoten Mats-Ola Rödén (fp) och fortsätter:
- Därför har vi bett att få en utomståendes syn på vad som egentligen händer. man undrar ju varför det fortfarande efter två års projekt inte har hänt ett dugg.
Och farhågorna får väl sägas ha besannats i och med rapporten, från företaget Redbridge.
Inte nog med att kommunen i och med Merit-projektet gav sig in i att utveckla system som inte fanns på marknaden, vilket gjort att projektkostnaderna sprungit iväg okontrollerat. Det går dessutom inte att använda det man utvecklat hittills.
Föråldrad plattform
Det som hänt är nämligen att kommunens IT-avdelning valt att bygga hela sammankopplingen mellan datajournalshantering och övrig serverhantering på en plattform som redan blivit frånsprungen, operativsystemet Microsoft Vista.
Att kommunens måste byta från nuvarande Windows 2000 är en nödvändighet. Meningen var att ersättningen skulle bli Vista, men nu ger konsultutredningen kommunledningen rådet att istället satsa på Windows XP.
Summa summarum: pengarna som projektet kostat hittills är bortkastade.
Ingen kan idag säga exakt hur stor kostnaden varit, eftersom gränsdragningar i vissa fall är svåra att göra. Men Mats-Ola Rödén är säker på att han räknar lågt när han uppskattar de bortkastade pengarna till:
- 20 miljoner kronor.
Vad är det som drabbas till följd av det här?
- Ja det som drabbas är kommunens totalbudget. Den är på drygt 4 miljarder, men jag menar tjugu miljoner är mycket pengar för vilken budget som helst. Det äter ju på övrig verksamhet.
Vad händer nu?
- Ja imorgon (tisdag) träffas kommunstyrelsens arbetsutskott för att ta ställning till konsultens rekommendationer att avbryta det här och det kommer vi väl att behöva göra också.
Hur kommer ni att följa upp det som hänt?
- Det kommer att nagelfaras det här. Vi måste bringa klarhet i vad som hänt.
Den rapport som Mats-Ola Rödén hänvisar till rekommenderar att Vista överges som operativsystem. Men även om det numera finns en nyare generation operativsystem, Windows 7, är det rapportförfattarens mening att kommunen bör använda sig av det äldre operativsystemet Windows XP.
Rapporten i sig pekar inte ut någon som ansvarig för felaktiga beslut.
- Rapporten är rätt snällt skriven, säger Mats-Ola Rödén och fortsätter:
- Men det är helt klart att har vi fattat beslut utifrån felaktig rådgivning så har det ju gjorts fel där.