När Region Gotland ska köpa något för mer än 586 000 kronor måste en upphandling göras. För närvarande pågår upphandling av bland annat ventilationsrengöring, tryckeritjänster, inkontinensartiklar och bevattning och grusning av vägar.
För att granska om lagar och rutiner följs har revisorer från PWC gått igenom regionstyrelseförvaltningens upphandlingar under åtta månader 2019. Rapporten redovisar med rött, gult eller grönt hur bra man lyckas. Av fem punkter får tre gult och två rött. Inte på någon punkt får regionen helt godkänt.
Regionen har regler för hur upphandlingar ska göras. Man tecknar ofta ramavtal, vilket följer den policy som finns för upphandlingar. Ramavtal innebär att flera leverantörer ingår, och att regionen kan välja bland dem vid inköp. Det är bra.
Däremot brister det i uppföljningen. Revisorerna konstaterar att det inte finns rutiner att se så att exempelvis priser och leveransvillkor följer överenskomna avtal.
Revisorerna underkänner även hur regionen säkerställer att man håller sig till de man tecknat ramavtal med. En tidigare kontroll av inköp av möbler visade att nästan hälften gjordes från företag som inte omfattades av ramavtalet.
En anledning till att inköp görs utanför ramavtal är att den databas som finns för avtal inte är komplett. När revisorerna granskade databasen upptäckte de att det saknades avtal för 204 leverantörer som regionen gjort inköp från. Totalt gällde det inköp för nära 690 miljoner kronor.
Avtalstrohet är mycket viktig, påpekar revisorerna. Avsteg rubbar leverantörernas förtroende för Region Gotland.
Revisorernas granskning mynnar ut i en rad rekommendationer. Dokument om hur upphandlingar ska göras bör kompletteras med riktlinjer om hur uppföljningar ska ske. En systematisk uppföljning av upphandlingar bör göras.
Regionen rekommenderas dessutom att se till så att avtalsdatabasen blir komplett och att det blir lättöverskådligt att ta del av de överenskommelser som tecknats.
– Vi ser med stort allvar på resultatet och tar givetvis till oss revisorernas rekommendationer, säger upphandlingschef Nanna Sörling i ett pressmeddelande.
Nanna Sörling delar revisorernas bedömning och ser rapporten som ett bra underlag i det utvecklingsarbete som behöver göras.
– Granskningen visar att vi har rätt inriktning i det arbetet, inte minst i vår långsiktiga planering och uppföljningen av inköp, säger hon.