Nanna Sörling är chef på regionens inköpsenhet.
I augusti rapporterade Helagotland om att Region Gotland var en av flera offentliga aktörer som Konkurrensverket nyligen hade inlett en tillsyn av. Orsaken var att regionen ska ha missat att genomföra så kallade ”efterannonseringar” vid 57 upphandlingar under 2021 och 2022.
Efterannonsering innebär att den verksamhet som genomförde upphandlingen enligt lag är skyldig att skicka in uppgifter om processen – bland annat vilka företag som deltog och vad priset landade på – till centrala databaser. Syftet är att på både riks- och EU-nivå sammanställa statistik om upphandlingar.
– Det är ett väldigt viktigt verktyg för att kunna följa upp vilken leverantör som vunnit en upphandling och vad prislappen blev. Dels för att samla statistik för att kunna fatta välinformerade politiska beslut framöver, dels för insyn och transparens i de offentliga affärerna, och för att kunna hålla myndigheter ansvariga för det som köps, sade Estrid Faust, projektledare på Konkurrensverket, till Helagotland i augusti.
Efter att ha genomfört en egen utredning uppger Region Gotland nu att Konkurrensverket har rätt i 54 av de 57 fallen. I dem hade regionen alltså missat att efterannonsera. Nanna Sörling, chef på regionens inköpsenhet, framhåller att man tar det inträffade på stort allvar.
– Det har varit otroligt jobbigt. Det handlar dels om brister vid själva genomförandet, men också om brister i kontrollen – vilket jag verkligen tar på mig. Det är en jättetråkig händelse som vi inte något sätt nonchalerar, säger hon.
Hur har det kunnat inträffa?
– Om jag ska spekulera så tror jag att det ligger i den mänskliga faktorn när man har arbetat länge med en upphandling. När avtalet väl skrivs så är det lätt att känna sig färdig med den och genast gå vidare till nästa, säger Nanna Sörling och fortsätter:
– Så trots att man har 30 dagar på sig att efterannonsera – och att det bara tar mellan 10–30 minuter – så glöms det bort. Och det är verkligen ingen ursäkt, men det kan vara en förklaring.
Enligt konkurrensverket hade Region Gotland missat att efterannonsera i 57 olika upphandlingar. Enligt regionens egen utredning var det emellertid inte ett problem i tre av fallen. De upphandlingarna hade nämligen avbrutits och omfattades därmed inte av lagkravet.
Enligt Nanna Sörling kommer Region Gotland inte att behöva betala någon straffavgift eller liknande med anledning av de uteblivna efterannonseringarna. Hennes avdelning är också i full gång med att i efterhand skicka in uppgifter från de 54 upphandlingarna.
– Konkurrensverkets tillsyn gällde 2021 och 2022, men vi har på eget initiativ också gått igenom både fjolåret och årets upphandlingar för att kontrollera att det har gått rätt till, säger Nanna Sörling.
Hur ska ni undvika samma problem i framtiden?
– Våren 2023 införde vi skriftliga rutiner kring efterannonsering. Sedan dess har det blivit mycket bättre, även om det än så länge kanske är svårt att uppfylla någon sorts nollvision. Men under 2021 och 2022 missade vi det i 29 procent av fallen, vilket var alldeles för högt.
Har anbudsgivare eller andra personer hört av sig och frågat om efterannonseringen?
– Nej. Och jag vill verkligen framhålla att det här inte på något sätt har påverkat själva upphandlingarna. Det handlar inte om illa genomförda affärer, utan om att vi har missat att rapportera in statistik.
Hur jobbigt har det varit att de här bristerna har uppdagats?
– Vi är jätteledsna över det. Dels har vi inte bidragit till statistiken, dels kan det innebära ett tråkigt förtroendetapp för oss. Och båda de skadorna är lika illa.