Det hela började runt jul då regionens anställda drabbades av en massa spam-mejl. Efter att en eller flera anställda klickat på länkarna i spam-mejlen så skickades per automatik hundratusentals falska mejl ut från regionens e-postdomän @gotland.se.
– Det finns bovar och banditer som skickar en massa e-post man inte vill ha, och i det här fallet om man klickade på länkarna i spam-mejlet så kunde bovarna använda ens inloggningsuppgifter för att skicka e-post från regionens e-postadresser. Det handlar om hundratusentals mejl. Och det är ju rätt många, säger Anders Granvald, avdelningschef för kvalitet och digitalisering på Region Gotland.
Nu är problemet avhjälpt, men det som hände var att regionens e-postadresser svartlistades på grund av den stora mängden falska mejl som skickades, vilket i sin tur resulterade i att riktiga mejl inte nådde mottagarna.
– Det här sker automatiskt i brandväggar och spamfilter om väldigt många mejl skickas från en speciell adress, men blockeringarna brukar försvinna automatiskt efter en tid, säger han.
I samband med att regionen upptäckte problemet gick de ut med riktad kommunikation både internt och externt, men det kan ännu finnas personer man inte nått fram till.
– När man skickar mejl efter att ha blivit svartlistade, som vi blev, så får man inget besked att mejlet inte kommit fram vilket gör det hela lite besvärligt. Vi har försökt skicka med så kallad läskvittens där mottagaren måste bekräfta att de läst mejlet, men det är inte alltid det funkar, fortsätter han.
Varje år får regionen in miljontals mejl där 85 procent av dem stoppas innan de nått myndigheten.
– Det är en massa skräp som kommer. Men det går inte att vidta några rättsliga åtgärder i det här fallet eftersom vi inte kan hitta originalavsändaren, säger Anders Granvald.
På www.gotland.se har regionen publicerat information om e-postproblemet där de uppmanar berörda att kolla sin skräppost:
”Då Region Gotland haft problem med sitt mejlsystem så kan det innebära att en del e-post från regionen har haft och fortfarande har svårt att nå sina mottagare. Väntar du på e-post från Region Gotland i ett pågående ärende, börja med att kontrollera din skräppost. Saknar du fortfarande något utskick, kontakta din ordinarie handläggare eller aktuell kundtjänst.”
– Det är väldigt mycket som vi inte kan styra själva i det här, men nu har vi bitarna under kontroll.