Enligt lag måste myndigheter registrera allmänna handlingar, även om de innehåller sekretessbelagda uppgifter.
Enligt lag är myndigheter skyldiga att registrera allmänna handlingar så snart de inkommit eller upprättats hos en myndighet, även om de innehåller sekretessbelagda uppgifter. När GT för en tid sedan upptäckte tidigare okända handlingar om missförhållanden, känsliga handlingar som sedan försvann från diariet, så väcktes frågan om regionen medvetet mörkar handlingar.
Medarbetare hos regionen uppgav initialt att det är "enligt rutin" att sekretessbelagda handlingar i ärenden hålls utanför det offentliga diariet och bara syns i regionens "interna diarium", vilket gör det omöjligt för allmänheten att känna till handlingarnas existens. Men detta vill ansvariga i regionen inte kännas vid. Istället menar man att det har blivit fel när diariesystemet uppgraderades för cirka åtta månader sedan, och att felet nu ska vara åtgärdat.
Det allmänheten inte kunnat se är alla handlingar som innehåller känsliga uppgifter och som därför blivit sekretessklassade. Hur många ärenden det rör sig om är ännu okänt. Enligt Karl Risp, kanslichef och ansvarig för diariesystemet och registraturen på Region Gotland, handlar det om sekretessklassade ärenden från någon gång i början av juni.
– Jag har försökt forska i det här och som jag har fått det beskrivet för mig så var det i samband med att vi flyttade diariet någon gång i somras från en plats på hemsidan till en annan, och att någon typ av konfiguration då inte följde med. Det gjorde att det vi kunde se inifrån diffade mot vad allmänheten kunde se. Men det här är åtgärdat sedan i fredags, säger han.
Så det stämmer inte att Region Gotland enligt rutin undanhållit sekretessbelagda handlingar från diariet?
– Nej. Har vi ärenden upprättade och handlingar inkomna eller upprättade så ska det synas i vårt publika diarium. Det är bara tillgången till själva innehållet i handlingen som inte ska finnas, säger Karl Risp.
Det här är väl en rätt allvarlig miss?
– Vi kommer säkerställa att det här inte sker igen när vi gör systemuppdateringar i fortsättningen. Jag tycker det är viktigt att det finns transparens i de här frågorna, säger han.
Sekretessbelagda handlingar har fram tills i fredags bara existerat i regionens interna diarium.
Per Lundin är huvudregistrator vid Region Gotland. Han berättar att det är handläggarna på respektive förvaltning som i de flesta fall gör sekretessbedömningarna. Bara i vissa fall görs det direkt i registraturen.
– Efter att jag uppmärksammades på det här meddelade jag direkt uppåt att så här får det inte gå till. Jag sade, om man får uttrycka sig drastiskt, att det här accepterar inte jag. Särskilt inte om jag ska ha någon form av huvudregistratorroll. Det kan inte vara så att folk börjar misstänka oss för att dölja handlingar. Jag ber verkligen om ursäkt å regionens vägnar.
Han tror själv dock inte att saker hemlighålls medvetet.
– Däremot så kanske vi har en benägenhet att i lite för hög grad sekretessbelägga handlingar, men det är också min personliga åsikt. Och därför är det jätteviktigt att allmänheten kan klaga på det så att det blir rätt.
Per Hultengård är jurist på branschorganisationen Tidningsutgivarna, och expert på medierättsliga frågor:
– Diarierna är en nyckel för att förverkliga offentlighetsprincipen, det skulle annars vara omöjligt att bilda sig en uppfattning om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Syftet är att säkra medborgarnas insyn i det allmännas verksamhet. Det handlar om att garantera rättssäkerhet, likhet inför lagen och vår möjlighet att delta i det demokratiska samtalet. Konsekvensen av att inte registrera vissa handlingar blir att den insynen riskerar att försvåras eller till och med omöjliggöras, säger han.
Per Hultengård är jurist på branschorganisationen TU, och expert på medierättsliga frågor.
Han säger även att alla myndigheter är skyldiga att ha koll på vad som gäller med handlingsoffentligheten, liksom med all annan lagstiftning.
– En handling ska registreras även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter, så att man kan se att handlingen finns. I nästa steg prövar man, vid en begäran om att få läsa handlingen, om den kan lämnas ut eller om den innehåller sekretess. Det kan ju också vara så att handlingen bara i enstaka delar innehåller uppgifter med sekretess och då ska den lämnas ut i övriga delar. Också av det skälet är det viktigt att den finns registrerad i diariet, säger Per Hultengård.
GT har begärt att få veta vilka ärenden med sekretessbelagda uppgifter som registrerats under tiden för regionens datamiss.