I anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten beskrevs incidenten först som "mycket allvarlig", men detta kom att ändras till "betydande".
Enligt dokumentet har ett okrypterat usb-minne med uppgifter om tolv barn, bland annat från utvecklingssamtal, tappats bort. "Vi har letat överallt men inte hittat det. Vi vet vilka uppgifter som fanns på USB-minnet", skriver anmälaren. Anledningen till det inträffade uppges vara den "mänskliga faktorn".
Helagotland har efterfrågat fler uppgifter och fått reda på att barnen går på en gotländsk förskola.
Bland de tänkbara konsekvenserna nämndes "förlust av konfidentialitet när det gäller personuppgifter som omfattas av tystnadsplikt". Detta ströks dock senare, berättar förskolechefen Lena Gustavsson:
– Anmälan gjordes snabbt när detta upptäcktes, vilket är bra. Det kan vara så att man tog det säkra för det osäkra när man kryssade i den rutan, men i själva verket ingår inte de här anteckningarna i någon sekretess. Dessutom finns det inga personnummer på USB-minnet och namnet på förskolan nämns inte heller, säger hon.
Med tanke på detta väcktes heller ingen ilska hos berörda föräldrar, som kontaktades tidigare i veckan.
– Vi ringde runt och vårdnadshavarna tog emot det här på ett bra sätt. Ingen var arg, de var mer bekymrade över att personalen får en del extraarbete nu. Men det finns inget graverande i de här filerna heller, säger Lena Gustavsson.
Förskolechefen är mycket nöjd med personalens agerande kring incidenten:
– Vi har en samvetsgrann medarbetare som har tappat bort det här minnet och som direkt ville rapportera vad som hänt. Det är jättebra, jag önskar att vi oftare skulle jobba precis så.
Lena Gustavsson poängterar att sökandet efter det borttappade objektet alltjämt pågår och att det fortfarande skulle kunna finnas inom förvaltningens lokaler:
– Det är inte så att någon har hittat det här på golvet i en butik och sedan anmält, säger hon.
Några repressalier väntar inte heller den ansvarige.
– Nej, eftersom det här ärendet inte är av GDPR-karaktär. Medarbetaren har dessutom varit proffsig i sitt arbete och larmat direkt.
Förvaltningen har också agerat snabbt, för att liknande incidenter ska undvikas i framtiden. Ett nytt beslut om att usb-minnen ska krypteras togs omedelbart.
– Det har sedan gått ut info om hur man gör det och det är ingenting svårt, säger förskolechefen.