Gotlands kommun genomför ett stort antal upphandlingar varje år. Det kan handla om allt från inköp av varor till drift av kommunala anläggningar.
Charlotte Criwall är upphandlingschef på Gotlands kommun och berättar att många offerter som lämnas in är ofullständiga och därmed gallras bort direkt.
Ha svar på allt
- Det absolut viktigaste är att svara på alla frågor i förfrågningsunderlaget.
Hon förklarar att det händer att anbudsgivare fyllt i hela underlaget och sedan glömt att skriva under. Det är viktigt att checka av att varje steg i förfrågan verkligen är uppfyllt. Anbudet måste vara komplett när det lämnas in, det går inte att komma med kompletteringar i efterhand.
Varje upphandling har sina specifika krav. Skall-krav är krav som måste vara uppfyllda för att anbudet överhuvudtaget ska behandlas.
- Läs igenom förfrågningsunderlaget, kommer man till ett skall-krav som man inte kan uppfylla så kan man sluta läsa.
Lyft mervärden
Charlotte Criwall tror inte att förfrågningsunderlagen är för svåra att förstå men medger att de ofta är omfattande, beroende på vilken typ av upphandling det gäller.
Vid vissa upphandlingar är det endast det lägsta priset som vinner, förutsätt att alla skall-krav är uppfyllda. Men ofta finns fler kriterier som kan ge mervärde och därmed extrapoäng när anbuden vägs mot varandra. Det kan exempelvis vara ett minimikrav att ha en kundservice som är öppen åtta timmar per dag, kan man erbjuda tio timmar per dag ger det extrapoäng.
Det är viktigt att noga fundera över de mervärden som frågas efter, eftersom det ofta är dessa som avgör vem som går som segrare ur striden. Det går inte att komma i efterhand och erbjuda något som inte finns med i anbudet från början.
Håll en linje
Charlotte Criwall berättar att det ofta kommer in anbud där man erbjuder något som är "bättre" än vad kommunen frågar efter. Hon förklarar att om kommunen frågar efter en viss tjänst så vill man inte ha något annat. Om ett företag erbjuder något annat, som man anser passar kommunens behov bättre så är det också oftast dyrare.
- Vi har gjort en bedömning av vad vi behöver och vad vi har råd att köpa. Om vi inte uttryckligen frågat efter alternativa lösningar så vill vi inte ha det.
Uppfyll allt
Läs igenom förfrågningsformuläret. Finns det något minimikrav du inte kan uppfylla är det ingen idé att lämna in anbudet.
Tänk noga efter vilka efterfrågade mervärden du kan erbjuda. Det kan avgöra vem som vinner upphandlingen.
Försök inte sälja in något annat än det som efterfrågas, även om du anser att tjänsten/varan är bättre än det som efterfrågas.
Lämna inte med marknadsföringsmaterial, ingen har tid att läsa det.
Om det är något du inte förstår, kontakta den upphandlande myndigheten och begär förtydligande.
Gå en kurs
Kommunen anordnar regelbundet utbildning i hur man får kommunen som kund, nästa tillfälle blir 5 mars 2009. Anmäl ditt intresse via e-post (upphandlarna@ksk.gotland.se) om du inte hittar någon annons på kommunens hemsida eller i lokalpressen. Det finns även privata konsulter att anlita.
Begär ut gamla offerter från myndigheten. Läs och lär. Alla anbud är offentliga efter upphandlingen, både antagna och avslagna anbud.