I januari skickade Region Gotland in en ansökan om polistillstånd för ungdomsgården Amors årliga motorkväll i Roma. Motorkvällen var tänkt att anordnas den 24 maj men när arrangörerna i början av maj ännu inte fått något svar på sin ansökan valde man att ställa in hela evenemanget.
LÄS MER: Tvingas ställa in sitt populära evenemang
– Vi fick ett svar från polisen men då var det för sent för att hinna planera allt, säger Anders Holstensson, enhetschef på ungdomsavdelningen i Region Gotland.
Enligt Mia Nilsson på polisens expedition för tillstånd i Stockholm, som sköter handläggningen, brukar det normalt ta några veckor att få svar.
– Det låter som om något är fel, det ska inte ta flera månader, säger hon.
När hon går in i det aktuella ärendet ser hon att ansökan inte var komplett när den kom in samt att Gotlandspolisens remissvar till tillståndsmyndigheten kom in först 26 april. Det ledde till att det slutgiltiga beslutet inte kunde meddelas förrän 4 maj.
– Vi skickade in kompletteringarna 7 februari, säger Anders Holstensson.
Efter att ansökan kommit in till polisens expedition för tillstånd i Stockholm skickades den på remiss både till Region Gotland och till polisen på Gotland.
– Det var Gotlandspolisen som inte svarade förrän 26 april, i det här fallet var det de själva som var sena, säger Mia Nilsson.
På Gotland är det lokalpolisområdeschefen Fredrik Pettersson som ansvarar för tillståndsansökningarna. Remissen gällande motorkvällen fick han på sitt bord 18 april.
– Jag får in 200-250 tillståndsansökningar om året som ska rinna mellan mina fingrar. I det här fallet är det min arbetsbelastning som är orsaken till att jag inte hunnit med. Det är inget försvar, jag har missat det. Det är bara att beklaga, säger han.
Nu tar ungdomsgården Amor i stället sikte på nästa år.
– Det är såklart tråkigt men vi hoppas kunna genomföra motorkvällen nästa år igen. Det är ju dock synd om alla som ställt upp hittills och engagerat sig och för alla som hade tänkt besöka motorkvällen, säger Anders Holstensson.