Visby är mötesplatsen eftersom ett av de fyra teman som skall diskuteras är ”Östersjön och dess närområde”. De övriga punkterna är Afghanistan, fredsprocessen i Mellanöstern och samarbetet mellan EU och USA.
Det är det svenska utrikesutskottets ordförande, Göran Lennmarker, som bjudit in EU-medlemmarnas utriksutskott för att under Sveriges EU-ordförandeskap för att bland annat dryfta frågor kring Östersjön och talare är bland annat Sveriges utrikesminister Carl Bildt. Konferensen hålls på Wisby Strand.